Kleiner E-Mail-Knigge

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Mail Knigge

Herr Müller ist grad‘ nicht erreichbar. Also schreiben Sie ihm eine E-Mail. Die wichtigsten Dos and Don’ts der E-Mail-Kommunikation in Kürze.

E-Mails sind das meist genutzte Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag – egal ob im Team, mit Kunden oder Dienstleistern. Sie bietet sich an, um mal eben etwas nachzufragen oder Dinge in größerer Runde abzustimmen – und das bei größtmöglicher zeitlicher Flexibilität. Doch E-Mails bieten auch jede Menge Frustpotential, wenn man nicht aufpasst.

So funktioniert eine konstruktive und effektive E-Mail-Kommunikation:

  • Überlegen Sie sich, was Sie kommunizieren oder erfragen wollen. Formulieren Sie diesen Punkt als klares Anliegen. Wenn dies mehrere Punkte sind, trennen Sie diese inhaltlich klar voneinander ab. Es gibt nichts schlimmeres als ellenlange Mails, in denen sich Kollegen „ausspeichern“ und der Empfänger keine Ahnung hat, was der Sender eigentlich von ihm möchte. Klare – aber freundliche – Aussagen ersparen Zeit und Nerven bei der Klärung des eigentlichen Anliegens.
  • Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, stellen Sie sicher, dass Sie die wesentlichen Fragen des Empfängers präzise beantworten. Das klingt trivial? Achten Sie mal darauf, wie oft Ihre versendeten Anfragen unbeantwortet bleiben.
  • Aus den vorangegangenen Punkten ergibt sich ein dritter: Schreiben Sie keine Romane! Im Arbeitsalltag hat niemand Lust und Zeit sich ausschweifende E-Mails durchzulesen. Bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt.
  • Genauso gilt: Lesen Sie Mails anderer sorgfältig. Was möchte der Sender Ihnen mitteilen? Haben Sie sein Anliegen verstanden?
  • Machen Sie deutlich, ob Ihr Anliegen eilt und bis wann Sie eine Rückmeldung benötigen. Das hilft dem Empfänger, die Dringlichkeit einzuschätzen und Sie erhalten eher eine Rückmeldung, wenn Sie umdisponieren müssen.
  • Ebenso gilt: Wenn Sie eine drängende Mail nicht zeitnah bearbeiten können, lassen Sie den Empfänger kurz wissen, wann Sie dazu kommen werden.
  • Es gibt Unstimmigkeiten? Klären Sie diese lieber persönlich oder telefonisch. E-Mails sind dafür in der Regel das falsche Medium: Formulierungen wirken gelesen oft schärfer als sie gemeint sind. Sie erhalten eine Mail mit unmissverständlichen Botschaften zwischen den Zeilen? Dann greifen Sie zum Hörer, sobald sich Ihr erster Ärger gelegt hat.
  • Nutzen Sie einen aussagekräftigen Betreff, damit der Empfänger gleich weiß, worum es geht und Ihre E-Mail später leicht wiederfinden kann. Vermeiden Sie es also, bei einem neuen Anliegen einfach auf die Mail von vor einem Jahr zu antworten.
  • Kollegen und Vorgesetzte „in cc“ zu setzen, ist praktisch, um diese unkompliziert über den aktuellen Stand zu informieren, ohne dass sie aktiv werden müssen. Nutzen Sie die cc-Zeile jedoch nicht im Laufe einer Kommunikation, um Ihr Gegenüber vorzuführen oder Druck aufzubauen. Das wirkt unsouverän und wird sich früher oder später rächen.
  • Eine E-Mail ging an einen größeren Empfängerkreis raus? Überprüfen Sie vor dem Antworten gründlich, ob Sie nur dem Sender antworten wollen, oder ob Ihre Rückmeldung für alle Empfänger relevant ist. Dank der „allen antworten“-Funktion werden oftmals Geheimnisse und prekäre Details ungewollt herausposaunt.
  • Für eine freundliche Ansprache und Grußformel ist immer Zeit. Nehmen Sie sich diese Zeit. Bei E-Mails innerhalb des Unternehmens kann man auf beides nach einer zweiten oder dritten Mail gelassen verzichten.
  • Lesen Sie Ihre Mails noch einmal durch und korrigieren Sie Fehler und Typos, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

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